Artikkeli
Sähköinen ajanvaraus automatisoi tänä päivänä yhä useamman palveluyrityksen arkea. Monet uskovat, että ajanvaraus netissä syrjäyttää tulevaisuudessa perinteisen ajanvarauksen kokonaan. Mitä sähköinen ajanvaraus tai nettiajanvaraus tarkoittaa, otetaan siitä selvää.
Sähköinen varauskalenteri on kuin verkkokauppa
Sähköinen ajanvaraus, nettiajanvaraus, verkkovaraaminen, automatisoitu ajanvaraus ja niin edelleen - rakkaalla palvelulla on monta nimeä. Kaikissa näissä puhutaan samasta asiasta eli netissä tapahtuvasta sähköisestä ajanvarauksesta. Ajanvarauksesta, jossa asiakkaalla eli palvelua ostavalla on ensimmäistä kertaa itsellään mahdollisuus nähdä vapaat ajat ja tehdä varaus itsenäisesti.
Perinteisessä verkkokaupassa asiakkaalla on mahdollisuus selata tuotevalikoimaa, nähdä tuotteiden saatavuus ja tehdä ostos ilman henkilökunnan apua. Sähköisessä ajanvarauksessa kyse on täysin samasta asiasta: asiakas voi selata palveluvalikoimaa (esim. erilaiset hieronnat), nähdä eri palveluiden saatavuus (milloin hierontaan pääsee) ja tehdä ostos (ajanvaraus) itsenäisesti ilman henkilökunnan apua.
Voidaankin sanoa, että sähköinen ajanvaraus on eräänlainen verkkokauppa: tuotteiden sijasta myydään aikaa ja aikaan sidottua palvelua.
Yrittäjän taakka kevenee, asiakkaan ostopolku helpottuu sähköisellä ajanvarauksella
Nettiajanvarauksessa on ennen kaikkea kyse yrittäjän työmäärän keventämisestä ja asiakkaan ostopolun helpottamisesta.
Perinteisen paperikalenterin ylläpito ja ajanvaraus tarkoittaa
- Ajanvaraus on mahdollista vain, kun yrittäjä on paperikalenterin äärellä
- Asiakas saa tietää vapaana olevat ajat soittamalla yritykseen tai vierailemalla liikkeessä
- Ajanvaraus oli mahdollista liikkeen aukioloaikoina tai kun yrittäjällä oli mahdollisuus vastata puhelimeen
- Ajan peruuttamista varten asiakkaan tulee soittaa yritykseen - myös sairaana!
- Peruutusajat ja varaamattomat ajat jää usein tyhjiksi: yrittäjä menettää rahaa
- Vähintään yksi asiakas viikossa unohtaa saapua paikalle
- Päivän päätteeksi yrittäjän puhelin oli täynnä soittopyyntöjä, peruutuksia ja varattujen aikojen siirtopyyntöjä
- Yrittäjälle menee keskimäärin yksi tunti jokaisena päivänä ajanvarauksen hallinnointiin
- Yrittäjä saa statistiikkaa ajanvarauksista pitämällä tukkimiehen kirjanpitoa tai selaamalla kalenteria vuoden ajalta taaksepäin
- Asiakasrekisterin virkaa ajaa käytännössä eri vuosien ajanvarauskirjat tai monimutkaiset Excel-taulukot
Nykyaikaisen sähköisen ajanvarauksen myötä tilanne on tämä
- Ajanvaraus on auki 24/7 (ympäri vuorokauden), koska ajanvaraus tapahtuu netissä
- Asiakas näkee vapaat ajat omalla kännykällään tai tietokoneella kotisohvaltaan
- Ajan peruuttaminen tai siirtäminen onnistuu yhdellä klikkauksella kotisohvalta (tai sairasvuoteelta)
- Peruutusajat tulevat automaattisesti uudelleen varattaviksi ja heti tarjolle: yrittäjä saa 100% täyttöasteen
- Sähköinen ajanvaraus muistuttaa asiakasta tulevasta ajanvarauksesta tekstiviestillä automaattisesti. Unohdukset poistuvat kokonaan ja yrittäjä tienaa noin 50 euroa viikossa enemmän.
- Päivän päätteeksi yrittäjän ei tarvitse kahlata soittopyyntöjä läpi, koska asiakkaat varasivat ajan itsenäisesti. Yrittäjä voi lähteä tuntia aikaisemmin töistä kotiin.
- Yrittäjä säästää noin 200 tuntia vuodessa omaa työaikaansa
- Ajanvarausstatistiikka, -raportit ja asiakasrekisteri muodostuvat automaattisesti
Onko nettiajanvaraus pakollista?
On. Helppokäyttöisen varauskalenterin avaaminen nettiin on pakollista ainakin, jos asiasta kysyy Vellon asiantuntijoilta. Jo nyt on havaittavissa, että tiukassa kilpailutilanteessa parhaiten pärjäävät ne, joilla sähköinen ajanvaraus on kunnossa. Naapurimaassamme Ruotsissa tilanne on vieläkin radikaalimpi. Ruotsissa sähköinen ajanvaraus on käytännössä kaikilla palvelualan yrittäjillä, kuten hierojille, kauneushoitoloilla, parturi-kampaamoilla ja liikuntakeskuksilla. Nettiajanvarauksen avaaminen koetaan Ruotsissa jopa tärkeimpänä asiana heti yrityksen perustamisen jälkeen - jopa tärkeämpänä, kuin liiketilan vuokraaminen.
Ruotsissa palveluyritykset, jotka eivät tarjoa sähköistä ajanvarausta, hiipuvat pois. Näin on käynyt monille vanhemmille yrityksille ja teknologiaa karsastaville toimijoille. Suomessa tilanne on sama arviolta vuonna 2030. Tuolloin myös Suomessa asiakas voi varata aikansa sähköisesti mille tahansa toimijalle. Viimeistään tässä vaiheessa kaikkien suomalaisten yritysten, joilla ei ole vielä sähköistä ajanvarausta, kannattaa sellainen avata ensi tilassa.
