Miten käytän Vello Laskutusta?

Vello Laskutus on ajanvaraukseen ja terveydenhuollon päivittäisiin tarpeisiin kehitetty tuote osaksi Vello-tuoteperhettä.

Tässä artikkelissa opastamme, miten käytät Vello Laskutusta omassa liiketoiminnassasi.

Aktivoi maksupalvelut ensimmäiseksi

Ensimmäinen vaihe Vello Laskutuksen käyttöönotossa on maksupalveluiden aktivointi, mikäli maksupalveluita ei ole vielä Vello-tilillä aktivoitu.

Maksupalveluiden aktivointi on edellytys Vello Laskutuksen käytölle. Aloita siirtymällä omassa Vellossasi kohtaan Valinnat → Asetukset → Maksupalvelut ja laskutus.

Laskutusasetusten määrittäminen

Toinen vaihe Vello Laskutuksen käyttöönotossa on laskutustietojen ja -asetusten määrittäminen. Voit määrittää laskutusasetukset omassa Vellossasi kohdassa Valinnat → Asetukset → Maksupalvelut ja laskutus → Laskutus.

Siirtymällä kohtaan Muut maksutavat voit määritellä laskutuksen lisäksi muut yrityksesi hyväksymät maksutavat. Laskun lisäksi Maksukortti, Käteinen, Lahja- ja Sarjakortti sekä Muu maksutapa ovat esimääriteltyjä maksutapoja.

Muu maksutapa on hyvä vaihtoehto, jota voit käyttää harvinaisempiin maksutapahtumiin, joita et kuitenkaan halua yksilöllisesti seurata.

Useasti käytettyjä ja asiakkaidemme lisäämiä maksutapoja ovat esimerkiksi Työsuhde-etuseteli ja Sopimus.

Laskutusluvan asettaminen asiakkaalle

Vello Laskutus antaa luoda uuden laskun ainoastaan asiakkaille, joille on annettu laskutuslupa. Laskutuksesta sovitaan yleisesti ensin asiakkaan kanssa tai jos laskutettavana on organisaatio (esimerkiksi vakuutusyhtiö), laskutuslupa sovitaan sopimuksessa organisaation kanssa.

Aseta asiakas Laskutusasiakkaaksi, jotta voit luoda asiakkaalle laskuja ja laskuttaa asiakkaalta varauksia.

Vinkki: Laskutuslupa on mahdollista asettaa asiakkaalle myös, kun olet siirtämässä asiakkaan varausta laskutettavaksi. 

Asiakkaille, joille on asetettu laskutuslupa (merkitty Laskutusasiakkaaksi) avautuu Laskut-välilehti asiakaskortille.

Jos haluat lähettää laskuja maksajille, jotka eivät varsinaisesti ole asiakkaitasi (esimerkiksi vakuutusyhtiö), voit perustaa näitä maksajia varten uuden asiakkuuden asiakasrekisteriisi ja merkitä asiakkaan Laskutusasiakkaaksi.

Varauksen laskuttaminen ja koontilaskutus

Kun edellä mainitut alkuvalmistelut on tehty, voit aloittaa laskutusominaisuuden käytön Vellossasi.

Huomaathan, että laskutusvaihtoehto tulee näkyville ainoastaan varauksiin, joissa kaikki alla listatut ehdot täyttyvät:

• Varaukseen valitulle palvelulle on asetettu hinta ja arvonlisäveroprosentti
• Varaukseen valitulle palvelulle on asetettu maksumahdollisuus joko Valinnainen tai Pakollinen
• Varaukseen valitulle palvelulle on asetettu hinta, arvonlisäveroprosentti ja maksumahdollisuus ennen varauksen tekemistä Vello-kalenteriisi
• Varaus on tehty sen jälkeen, kun Maksupalvelut on aktivoitu Vellossasi (kts. yllä)
  
  

Varauskalenterissasi kohdassa Valinnat → Kalenteri voit siirtää varauksen laskutettavaksi klikkaamalla varauksen auki ja valitsemalla varausikkunan maksutapa-pudostusvalikoasta Laskun.

Seuraavassa vaiheessa näet vielä yhteenvedon varauksesta, jonka olet siirtämässä laskutukseen. Siltä osin, kun varauksen asiakas on jo laskutusasiakas, asiakas valitaan laskulle maksajaksi automaattisesti.

Oletuksena varauksesta muodostetaan uusi lasku. Halutessasi voit valita pudotusvalikosta myös asiakkaalle jo luodun (vielä Luonnos-vaiheessa olevan) laskun ja siirtää tämän varauksen laskutettavaksi tällä laskulla. Näin voit siis luoda koontilaskuja ja laskuttaa esimerkiksi kaikki kuukauden käynnit yhdellä laskulla.

Vinkki: Voit siirtää varauksia laskulta toiselle, kunnes lasku on viimeistelty ja lähetetty maksajalle

Viimeistele lasku näin:

1. Valitse laskutusasiakas pudotusvalikosta, jos maksaja ei ole varauksen asiakas
2. Jos haluat luoda varauksen asiakkaasta uuden Laskutusasiakkaan, valitse pudostusvalikosta Käytä tätä asiakasta laskutusasiakkaana
3. Jos et halua luoda asiakkaalle uutta laskua, valitse pudotusvalikosta luonnoksena oleva lasku, jolle haluat lisätä tämän varauksen.

Kun varaus on siirretty laskutettavaksi, näet varauksesta laskun tilan, numeron ja laskutusasiakkaan. Voit tarkastella laskua klikkaamalla laskun linkkiä varausikkunassa.

Voit vielä tässä vaiheessa jättää laskun luonnokseksi, lisätä siihen muita laskurivejä (varauksia), tulostaa luonnoksen, ladata luonnoksen pdf-tiedostona laitteellesi tai poistaa laskun.

Kun viimeistelet laskun eli asetat laskun viimeistellyksi, et voi enää tehdä muutoksia laskulle. Viimeistelyn yhteydessä voit päättää, lähetetäänkö lasku samalla kertaa maksajalle.

Maksaja vastaanottaa laskun sähköpostiinsa. Sähköpostiviesti sisältää laskun maksutiedot ja viestin liitteenä toimitetaan virallinen, kirjanpitokelpoinen lasku pdf-muodossa.

Sähköpostiviestin liitteenä toimitetaan virallinen, kirjanpitokelpoinen lasku pdf-muodossa

Viimeistellyille laskuille muodostetaan automaattisesti yrityksesi maksuehdon mukainen eräpäivä ja aito viitenumero.

Viimeistellyt laskut näkyvät Odottaa maksusuoritusta -tilassa.

Maksusuorituksen saapuessa

Laskutusasiakkaan maksaessa vastaanottamansa laskun, suoritus näkyy sillä pankkitilillä, jonka olet lisännyt laskutuksen asetuksissa. Huomaathan, että pankkitili voi päätöksestäsi olla eri, kuin Vellon verkkomaksujen tilityksissä kohteena oleva pankkitilisi.

Voit muuttaa kohdepankkitiliä milloin tahansa, ja muutos astuu voimaan uusista laskuista alkaen.

Maksusuorituksen saapuessa toimi näin:

1. Löydä lasku laskutusasiakkaan asiakaskortilta (Valinnat → Asiakkaat), varauskalenterisi varauksesta tai Raporteilta (julkaistaan myöhemmin).
2. Klikkaa lasku auki
3. Aseta varaus maksetuksi yläreunan painikkeesta

Asiakkaan laskut

Laskutusasiakkaan avoimet, maksetut ja mitätöidyt laskut on listattu laskutusasiakkaan asiakaskortilla Laskut-välilehdellä.

Löydät kaikki laskutusasiakkaan laskut siirtymällä Vellossasi kohtaan Valinnat → Asiakkaat → Laskut. Voit myös luoda asiakkaalle uusia laskuja täältä käsin.

Uudelle laskulle voit:

• Valita saman asiakkaan varauksia, joita ei ole vielä laskutettu
• Valita saman asiakkaan varauksia, jotka on lisätty jollekin toiselle laskulle, mutta laskua ei ole vielä viimeistelty, eikä lähetetty maksajalle
• Valita varauksia, joissa varaaja on eri henkilö, mutta varaus halutaan laskuttaa tältä valitulta laskutusasiakkaalta
  
  

Jos kyseessä on laskutusasiakas, joka ei varsinaisesti ole asiakkaasi (esimerkiksi vakuutusyhtiö), tällaiselle laskutusasiakkaalle ei näytetä yhtään varausta. Tässä tilanteessa sinun tulee valita varsinainen asiakas yläreunan pudotusvalikosta.

Maksajana muu, kuin asiakas

On yleistä, että annetun hoidon kustannuksista vastaa jokin muu taho, kuin varsinainen asiakas. Tällaisia tilanteita varten Vellossa on mahdollista luoda pelkkiä laskutusasiakkaita ja siirtää varsinaisten asiakkaiden varauksia laskutettavaksi tältä laskutusasiakkaalta.

Lähetä lasku vakuutusyhtiölle, Kelalle tai muulle maksukumppanille näin:

1. Siirrä varaus normaaliin tapaan laskutettavaksi varausikkunassa
2. Valitse maksaja Laskutusasiakas-pudostusvalikosta. Olemassa olevat laskutusasiakkaat näytetään listalla. Jos maksajaa ei ole vielä perustettu Velloosi laskutusasiakkaaksi, tee se ennen varauksen siirtämistä laskutukseen.
3. Jos et halua luoda maksajalle uutta laskua, valitse pudotusvalikosta luonnoksena oleva lasku, jolle haluat lisätä tämän varauksen.

Laskutettu laskutusasiakas näkyy tämän jälkeen varausikkunassa Maksaminen-osiossa. Huomaa, että varauksen asiakas ja laskutusasiakas ovat eriävät.

Vello Laskutus on täysin kuukausimaksuton palvelu ja se sisältyy kaikkiin Vellon paketteihin. Lähetetyistä laskuista veloitetaan 0.5% komissiomaksu.