FinFami on järjestö, joka tukee ihmisiä, joita huolettaa läheisen mielenterveys tai päihdehaasteet. Huoli voi koskea esimerkiksi puolisoa, lasta, ystävää tai isovanhempaa: sillä ei ole väliä, kenestä on kyse.
FinFameja on ympäri Suomen, ja FinFami Pirkanmaa toimii Pirkanmaan alueella. Yhdistyksen tuki on asiakkaille maksutonta.
"Meidän palvelumme ovat maksuttomia, mikä on todella hieno asia tänä päivänä, varsinkin kun se on niin harvinaista. Se madaltaa kynnystä hakea apua. Meillä ei tehdä kirjauksia asiakkaista, mikä lisää turvallisuuden tunnetta ja madaltaa kynnystä osallistua toimintaan."
Vello on käytössä yhdistyksen omaisneuvonnassa. Se on keskustelutukea, jossa käydään läpi omaisen tilannetta ja mietitään, millaista helpotusta, turvaa ja tukea hän voisi jatkossa saada, jotta hän jaksaisi tilanteessa paremmin. Tukea tarjoavat yhdistyksen työntekijät, joilla on sote-alan koulutus.
Yhdistyksen ydintoimintaa on vertaistuki. FinFami Pirkanmaalla on koulutettuja kokemusasiantuntijoita, joiden läheinen on sairastunut tai sairastaa edelleen ja jotka ovat omassa tilanteessaan päässeet niin pitkälle, että pystyvät tarjoamaan vertaistukea. Omainen tapaa ensin yhdistyksen työntekijän, jotta työntekijä tietää, kuka kokemusasiantuntijoista olisi paras henkilö tapaamiseen.
FinFami Pirkanmaa otti Vellon ajanvarauksen käyttöön alkuvuodesta. Puolen vuoden testijakson jälkeen Vello laajennettiin koko yhdistyksen käyttöön syyskuun alusta. Nyt asiakas voi varata ajan omaisneuvontaan milloin tahansa, vaikka keskellä yötä.
Haastattelimme FinFami Pirkanmaan Jenni Airiota ja Tiina Vartiaista siitä, miltä arki näytti ennen Velloa ja mikä on muuttunut.
Jenni toimii koordinaattorina ja vastaa omais- ja vertaisneuvonnasta. Hän ottaa vastaan paljon uusia asiakkaita, jotka tulevat yhdistykseen ensimmäistä kertaa, ja tarjoaa heille yksilökeskustelutukea. Lisäksi hän järjestää vertaiskeskusteluja: kun hän tietää omaisen tilanteen, hän etsii sopivan kokemusasiantuntijan ja aikatauluttaa yhteisen ajan. Jenni tarjoaa tukea kasvokkain Tampereella, videoyhteydellä, puhelimitse ja sähköpostitse.
Tiina tekee samaa työtä Tampereen ulkopuolella, Pirkanmaan kunnissa. Lisäksi hän tukee työntekijänä vapaaehtoisia, jotka vetävät vertaistukiryhmiä eri puolilla Pirkanmaata. Hän tekee myös ammattilaisyhteistyötä, jotta sote-alan ammattilaiset tietäisivät yhdistyksestä ja ohjaisivat omaisia tuen piiriin.
"Järjestöissä tehdään yleensä pienillä resursseilla monipuolista ja vaativaa työtä, jotta asiakkaiden kohtaaminen ylipäätään mahdollistuu."
Tiina on käyttänyt Velloa alkuvuodesta asti. Jenni on käyttänyt Velloa päivittäin syyskuun alusta lähtien. Molemmat ovat yhdistyksessä Vellon pääkäyttäjiä.
Ennen Velloa Tiinan aluetyö ei ollut missään sähköisessä ajanvarauskalenterissa. Ajat varattiin soittamalla tai viestillä. Asiakkaat soittivat, lähettivät sähköpostia tai tekstiviestin. Yhteyttä voi ottaa myös esimerkiksi Facebook Messengerin kautta, mutta sitä tapahtui vähemmän. Pääasiassa yhteyttä otettiin soittamalla tai sähköpostilla.
Työntekijät ottivat varaukset vastaan pääosin kukin itse. Paljon yhteydenottoja tulee omaisneuvontapuhelimeen, ja puhelimen kautta tulee yhteydenottoja edelleen.
Tampereen varauksiin yhdistyksellä oli käytössä Bookings-kalenteri, jonka kautta tulivat Tampereen pään varaukset sekä puhelin- ja Teams-varaukset.
Vellon myötä myös aluetyö sai sähköisen ajanvarauksen. Nyt asiakkaat voivat varata ajan itse, ja varaukset tulevat suoraan työntekijän kalenteriin.
"Varsinkin alkuun tuntui ihanalta, että niitä varauksia vaan plopsattelee sinne kalenteriin, eikä tarvii tehdä itse mitään käytännössä. Se tuntui todella helpottavalta. Tänä päivänä tuntuu siltä, että on säästänyt omaa työaikaa kyllä todella paljon."
Isoin syy muutokseen oli se, että yhdistys halusi saada myös aluetoiminnan järkevästi sähköisen ajanvarauksen piiriin. Bookings koettiin hieman kankeaksi.
Yksi yhdistyksen työntekijöistä oli käyttänyt Velloa aiemmassa työssään. Siitä lähti keskustelu: pidetäänkö hieman kankea Bookings vai mitä tehdään? Yhdistys alkoi selvittää, mitä Vello tarjoaisi.
Velloa verrattiin eniten Bookingsiin. Muita sähköisiä järjestelmiä ei lähdetty selvittämään. Yhdistyksessä katsottiin, ketkä muut käyttävät Velloa, ja käytiin katsomassa heidän kalentereitaan. Lisäksi oltiin yhteydessä MIELI ry:hyn ja kysyttiin heidän kokemuksiaan. MIELI ry:llä on samantyyppinen palvelu: maksutonta keskustelutukea, johon varataan aika. Sen ajanvarausnäkymä ja toimivuus olivat FinFami Pirkanmaalle tietynlainen lähtökohta. MIELI ry:llä on myös käytössä Vellon ajanvaraus.
Alussa käytössä oli kolme kalenteria. Ensin Vello otettiin käyttöön Tiinan aluetyössä ja yhdistyksen hankkeessa, joka tarjoaa omaistukea ikäihmisille. Kummallakaan ei ollut ajanvarausta Bookingsin kautta, joten Vellon käyttö aloitettiin niistä.
Hetken aikaa yhdistyksellä oli kaksi päällekkäistä kalenteria: Tampereen pään varaukset sekä puhelin- ja Teams-varaukset tulivat Bookingsin kautta ja uudet toiminnot Vellon kautta.
Puolen vuoden testijakson kokemukset olivat hyvät, joten Vello päätettiin laajentaa koko yhdistyksen toimintaan. Syyskuun alusta Vello on ollut käytössä koko yhdistyksessä, ja Bookingsista on luovuttu kokonaan.
Kun Jenniltä ja Tiinalta kysyttiin, kuinka paljon aikaa varausten käsittelyyn meni ennen Velloa, he kertoivat, ettei yhdistysmaailmassa kelloteta asioita samalla tavalla kuin yritysmaailmassa. He nostavat esiin ennemmin helppouden työntekijän ja asiakkaan näkökulmasta.
"Nyt asiakkaan ei tarvitse muistaa tehdä ajanvarausta tiettynä kellonaikana arkipäivisin, vaan nyt sen voi tehdä milloin vaan. Meidän näkökulmastamme helppous on enemmänkin kuin se aikaresurssi loppujen lopuksi."
Yhdistykselle on ollut tärkeää, että asiakkaiden on helppo käyttää ajanvarausta.
"Meillä on ikäihmisiä, jotka varaa niitä aikoja, ja meillä on ihmisiä, jotka on aika uupuneita, väsyneitä omassa elämässään, ovat ehkä sairaslomalla itsekin. Myös heille pitäisi olla helppo tapa varata aikoja."
Jokainen työntekijä pystyy joustavasti avaamaan aikoja omaan kalenteriinsa ja määrittelemään, onko tapaaminen videopuhelu vai kasvokkain.
"Tässä tuntuu, että on niin selkeästi kaikki valmiina, mikä helpottaa meidän työntekijöiden työtä. Tää on meille työntekijöille helppokäyttöisempi."
Vellon kautta tuleva videoyhteyslinkki sulkeutuu tapaamisen jälkeen, eikä sinne enää pääse. Yhdistyksen aiemmin käyttämässä Teams-linkissä ei ollut tällaista ominaisuutta. Yhdistyksessä Vellon videoyhteys koetaan tietyllä tapaa tietoturvallisemmaksi.
"Se on mun mielestä tosi hyvä muutos."
Syyskuun alun siirtymän jälkeen asiakkailta on tarkoituksella kysytty, miten ajan varaaminen on sujunut. Joukossa on asiakkaita, jotka ovat aiemmin käyttäneet Bookingsin ajanvarausta ja varanneet nyt ajan Vellosta.
"Ei oo kyllä tullut kuin hyvää palautetta, kellään ei oo ollut mitään ongelmaa."
Kun pyysimme Jenniä ja Tiinaa kuvaamaan Vellon tuomaa muutosta yhdellä lauseella, vastaus tiivistyi muutamaan sanaan:
"Helppo, vaivaton, nopea."
Kiitos FinFami Pirkanmaalle tärkeästä työstä ja siitä, että saimme kuulla tarinanne.