Artikkeli
Älykäs Aikamagneetti-työkalu on nykyaikaisen varausjärjestelmän vakio-ominaisuuksia. Aikamagneetti sijoittaa varaukset automaattisesti kalenteriin niin, ettei työntekijöille muodostu hyppytunteja keskelle työpäivää.
Aikamagneetin salaisuus piilee siinä, että se sallii asiakkaiden tehdä varauksia vain nykyisten varausten ympärille. Laajimmissa varausjärjestelmissä aikamagneetin toiminta-aluetta voidaan vielä laajentaa rajaavilla (esimerkiksi saatavilla vain keskiviikkoisin) ja tarkentavilla (esimerkiksi saatavilla vain tasatunnein) asetuksilla.
Rikkonaisesta työpäivästä eheään
Paperikalenterin ja sähköisen ajanvarauksen konkreettinen ero on, että paperikalenteria käyttäessä työntekijä pääsee aktiivisesti vaikuttamaan, mille ajankohdille uudet varaukset sijoitetaan. Samaa mahdollisuutta työntekijällä ei lähtökohtaisesti sähköisessä ajanvarauksessa ole.
Sähköisen ajanvarauksen aikakautena, asiakkaat pääsevät valitsemaan aikansa täysin vapaasti työntekijän kalenterista. Lopputuloksena muodostuu työpäivä, joka saattaa sisältää pari varausta aamupäivällä, puolentoistatunnin hyppytunnin ja loput varaukset myöhään iltapäivällä.
Aikamagneetin hyviä puolia ovat työpäivien tehostuminen ja vapaa-ajan maksimoiminen
Aikamagneetti muuttaa tilanteen niin, että asiakkaille tarjotaan ainoastaan sellaisia vapaita aikoja, jotka sijoittuvat olemassa olevan varauksen ympärille (ennen tai jälkeen). Teoriassa työpäivästä muodostuu aikamagneettia apuna käyttäen täysin eheä ilman yhtäkään hyppytuntia.
Esimerkki Aikamagneetin toimintaperiaatteesta.
Aikamagneetti luo työntekijälle aamu- tai iltavuoron
Hyppytuntien estämisen lisäksi Aikamagneetin hyviä puolia ovat työpäivien tehostuminen ja vapaa-ajan maksimoiminen.
Päivän ensimmäinen varaus määrittelee usein, muodostuuko työntekijälle aamu- vai iltavuoro. Jos oletetaan, että päivän ensimmäinen varaus tehdään alkamaan klo 9:00, kaikki seuraavatkin varaukset kohdistuvat tämän jälkeen automaattisesti aamupäivälle.
Aikamagneetin varausrajoitukset eivät koske työntekijöitä. Työntekijänä varauksia on yhä mahdollista tehdä mille tahansa ajankohdalle, ja tarvittaessa työntekijänä voit vaikuttaa aamu- tai iltavuoron syntymiseen tekemällä päivän ensimmäisen varauksen kalenteriin ennen aikojen avaamista asiakkaille.
Miten käytät Aikamagneetti-työkalua omassa ajanvarausjärjestelmässäsi?
- Aseta Aikamagneetti aktiiviseksi
- Jos voit tehdä sekä aamu- että iltavuoroja, voit avata koko päivän varattavaksi
- Kun työpäivässäsi ei ole vielä yhtään varausta, asiakkaille näytetään koko päivä (avaamasi aikaväli) varattavissa olevana
- Työpäivän ensimmäinen varaus voidaan tehdä mille tahansa kellonajalle
- Työpäivän toinen varaus on mahdollista tehdä niin, että se sijoittuu ennen tai jälkeen ensimmäisen varauksen
- Olettaen, että työpäivän toinen varaus tehtiin kalenteriin ensimmäisen varauksen perään, työpäivän kolmannelle varaukselle tarjotaan aikoja, jotka ovat ennen ensimmäistä varausta ja toisen varauksen jälkeen.
- Aikamagneetti ei kuitenkaan tarjoa asiakkaalle aikoja, jotka ovat työntekijän työpäivän tai työvuoron ulkopuolella
- Aikamagneetin varausrajoitukset eivät koske työntekijöitä
Aikamagneetilla on myös kolikon kääntöpuoli
Aikamagneetti on käytännössä varausrajoitin. Se rajoittaa asiakkaille näkyvien varattavien aikojen määrää, mikä voi johtaa siihen, että asiakas ei löydä itselleen sopivaa aikaa varaukselleen. Pahimmillaan Aikamagneetti voi siis vähentää varausten kokonaismäärää.
Täysin aukottomana Aikamagneettikaan ei kalenteria aina pysty pitämään. Vaikka Aikamagneetti sallii ajanvarauksen vain olemassa olevien varausten ympärille, mikään ei estä peruutuksista johtuvia hyppytunteja.
Kolmas Aikamagneetin haittapuoli on päivän ensimmäisen varauksen vaikutusvalta: Päivän ensimmäinen varaus määrittelee pitkälti, mihin kohtaa päivää loputkin varaukset sijoittuvat. Tätä voidaan tottakai hallita avaamalla varattaviksi ajoiksi vain aamu- tai ilta-ajat, mutta tämä taas entisestään pienentää varattavien aikojen määrää.
Aikamagneetti sisältyy Vello Premium -pakettiin ilman lisämaksua.
